Den Originaltermin behalten
Wenn eine Stunde ausfällt, sollte der ursprüngliche Termin als historische Referenz erhalten bleiben. Wird er einfach durch das neue Datum ersetzt, lässt sich später kaum noch nachvollziehen, warum im Kalender eine Verschiebung entstanden ist oder ob eine Stunde bereits nachgeholt wurde.
Mit wenigen klaren Zuständen arbeiten
- Offen: Es gibt noch keinen konkreten Ersatztermin.
- Vorgeschlagen: Ein oder mehrere Termine wurden angeboten, aber noch nicht bestätigt.
- Bestätigt: Beide Seiten haben einen konkreten Ersatztermin vereinbart.
- Erledigt: Der Nachholtermin hat stattgefunden.
Was in den Datensatz gehört
Für die Organisation reichen meist ursprüngliches Datum, aktueller Status, vorgeschlagene beziehungsweise bestätigte Ersatzzeit und ein kurzer Kommunikationshinweis. Sensible Gründe für eine Absage müssen nicht ausführlich gespeichert werden, wenn sie für die Terminorganisation keine Rolle spielen.
Studio-Regeln getrennt behandeln
Ob eine ausgefallene Stunde nachgeholt werden muss, verfällt oder anders verrechnet wird, hängt von den konkreten Unterrichtsvereinbarungen ab. Die Terminverwaltung sollte diese Regel nicht stillschweigend erfinden. Sie dokumentiert den vereinbarten Zustand; die rechtliche oder vertragliche Grundlage liegt außerhalb dieses Organisationsartikels.
Ein praktischer Ablauf
- Ausfall am Originaltermin markieren, ohne ihn zu löschen.
- Nachholstatus auf „offen“ setzen.
- Konkrete Optionen vorschlagen und nur diese dokumentieren.
- Nach Bestätigung genau einen Termin als verbindlich kennzeichnen.
- Nach der Stunde den Vorgang auf „erledigt“ setzen.
Wenn du Ausfälle und Nachholtermine strukturiert verwalten möchtest, ist TeacherDesk der passende nächste Schritt.